Dlaczego A1 jest tak ważne?
Zaświadczenie A1 to kluczowy dokument. Potwierdza, że samozatrudniony lub pracownik delegowany nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, mimo pracy we Francji, Szwajcarii czy innym kraju UE/EFTA. Dzięki temu unika się podwójnego opłacania składek i zachowuje ciągłość ubezpieczenia.
W praktyce jednak coraz częściej przedsiębiorcy pytają: „dlaczego ZUS odmówił wystawienia A1?”. Powodów jest kilka i najczęściej wynikają one z braków w dokumentach albo z podejrzenia tzw. fikcyjnego samozatrudnienia.
Najczęstsze powody, dlaczego ZUS odmawia wystawienia A1
Zbyt krótki okres prowadzenia działalności w Polsce
Aby uzyskać A1, trzeba prowadzić działalność w Polsce co najmniej dwa miesiące przed wyjazdem. Brak faktur, rachunków czy dowodów aktywności kończy się odmową.Brak podobieństwa działalności w Polsce i za granicą
Działalność w kraju musi być zbliżona do tej, którą przedsiębiorca planuje wykonywać za granicą. Jeżeli w Polsce prowadzi biuro rachunkowe, a we Francji chce pracować na budowie – ZUS odrzuci wniosek.Umowa zagraniczna zbyt ogólna
Umowa B2B powinna jasno wskazywać miejsce, okres i zakres usług. Ogólne zapisy typu „usługi w miejscu wskazanym przez kontrahenta” wzbudzają podejrzenia.Podejrzenie fikcyjnego samozatrudnienia
ZUS sprawdza, czy samozatrudnienie nie przypomina etatu. Alarmujące sygnały to praca tylko dla jednego kontrahenta, narzucone godziny i miejsce pracy, brak ryzyka biznesowego czy wcześniejsze zatrudnienie w tej samej firmie na umowie o pracę.Brak faktycznego centrum działalności w Polsce
Jeśli firma nie ma biura, klientów ani kontrahentów, a wszystkie usługi świadczy tylko za granicą – ZUS odrzuca wniosek.Zaległości w ZUS
Nieopłacone składki lub brak bieżących deklaracji to kolejny powód odmowy.Rozbieżności między dokumentami a rzeczywistością
Jeżeli faktury, zgłoszenia i umowy nie odzwierciedlają faktycznego sposobu świadczenia usług, urząd uznaje je za niewiarygodne.
Jakie są konsekwencje odmowy A1?
Odmowa A1 niesie ze sobą poważne skutki. Przedsiębiorca traci ochronę w Polsce i musi opłacać składki w kraju delegowania – wstecz, od pierwszego dnia pracy za granicą.
1. Składki wyższe niż w Polsce
W Polsce składki ZUS dla samozatrudnionych (bez ulg) to ok. 1 600 zł miesięcznie (370 €).
We Francji składki społeczne samozatrudnionych sięgają średnio 45% dochodu. Przy przychodzie 3 000 € miesięcznie daje to ok. 1 350 € składek.
W Szwajcarii (Genewa) składki AHV/IV/EO dla samozatrudnionych wynoszą 10–12% dochodu. Do tego dochodzą obowiązkowe składki zdrowotne – średnio 400–600 CHF miesięcznie.
Dlatego składki we Francji czy Szwajcarii bywają kilkukrotnie wyższe niż w Polsce.
2. Obowiązek zapłaty składek wstecz
Jeżeli ZUS odmówi A1, zagraniczne urzędy – np. URSSAF we Francji lub kasa AHV w Genewie – nakażą opłacenie składek od dnia rozpoczęcia pracy. Niezależnie od tego, że w Polsce składki zostały już zapłacone, trzeba je uiścić ponownie, tym razem za granicą.
3. Kary administracyjne za brak formalności
Poza składkami pojawiają się kary:
We Francji: brak zgłoszenia SIPSI czy brak karty BTP to kara do 4 000 € za pracownika, a przy powtórce do 8 000 €.
W Szwajcarii: brak rejestracji działalności w kantonie lub uchylanie się od AHV kończy się grzywną administracyjną (od kilku do kilkunastu tysięcy CHF) i obowiązkiem dopłaty składek z odsetkami.
4. Koszty obsługi i formalności
Procedury we Francji i w Szwajcarii są skomplikowane. W praktyce przedsiębiorcy muszą korzystać z usług lokalnych kancelarii prawnych lub księgowych. To oznacza dodatkowe wydatki, które razem ze składkami i karami mogą całkowicie zniwelować opłacalność kontraktu.
👉 Podsumowując: odmowa A1 przez ZUS zmusza przedsiębiorcę do opłacania składek w kraju delegowania, a także naraża na kary i koszty dodatkowe – często kilkukrotnie wyższe niż w Polsce. Dlatego tak ważne jest, aby dokumenty były przygotowane prawidłowo jeszcze przed wyjazdem.
Potrzebujesz wsparcia?
Jeśli przechodzisz właśnie kontrolę ZUS albo nie wiesz, jak ocenić ryzyko odrzucenia A1 – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przygotować dokumenty, ocenimy umowy i zabezpieczymy Twoją sytuację zarówno w Polsce, jak i za granicą.