Jeśli prowadzisz działalność na terenie Niemiec i delegujesz tam pracowników lub wykonujesz usługi jako samozatrudniony, musisz mieć świadomość, że niemiecki urząd celny – Zoll regularnie przeprowadza niezapowiedziane kontrole. Tego rodzaju wizyty, znane jako Zollkontrolle, mogą się odbyć bez wcześniejszego uprzedzenia – nawet w trakcie wykonywania pracy. Dlatego warto wcześniej sprawdzić, jakie dokumenty należy posiadać, aby uniknąć kar i problemów z kontynuacją zlecenia.
Kogo najczęściej kontroluje Zoll?
Zoll koncentruje się przede wszystkim na branżach uznanych za wrażliwe pod kątem nadużyć, dlatego najczęściej pod lupę trafiają:
firmy zagraniczne delegujące pracowników na podstawie formularza A1,
osoby samozatrudnione realizujące usługi na terenie Niemiec,
podwykonawcy działający w sektorach takich jak budownictwo, logistyka, opieka czy usługi porządkowe.
W praktyce oznacza to, że każda firma lub wykonawca działający transgranicznie powinien być przygotowany na ewentualną kontrolę – również w przypadku krótkoterminowych zleceń.
Jakie dokumenty muszą być dostępne podczas kontroli?
Aby sprostać wymogom niemieckiego urzędu celnego, należy posiadać szereg dokumentów, zarówno w odniesieniu do pracowników, jak i samej firmy. Poniżej przedstawiamy podział dokumentacji na dwie grupy:
Dla pracownika delegowanego:
Formularz A1 – który potwierdza, że pracownik jest ubezpieczony w kraju wysyłającym.
Dowód osobisty lub paszport – niezbędny do weryfikacji tożsamości.
Umowa o pracę – najlepiej przetłumaczona na język niemiecki, aby inspektor mógł od razu zweryfikować warunki zatrudnienia.
Zgłoszenie do Zoll (tzw. Meldung nach § 18 MiLoG) – dokument potwierdzający spełnienie obowiązku informacyjnego.
Rejestr czasu pracy (Arbeitszeitnachweis) – prowadzony na bieżąco, szczególnie istotny w branży budowlanej i usługowej.
Dokumenty płacowe – takie jak paski płacowe lub potwierdzenia przelewów, które pokazują, że pracownik otrzymuje co najmniej ustawowe wynagrodzenie minimalne.
Potwierdzenie zakwaterowania – w przypadku, gdy pracownik nocuje na terenie Niemiec.
Dla firmy / reprezentanta:
Rejestracja działalności (np. KRS, CEIDG) – wraz z tłumaczeniem na język niemiecki.
Potwierdzenie zgłoszenia do portalu Meldeportal Mindestlohn – w formie elektronicznej lub wydruku PDF.
Numer VAT UE – wymagany dla firm działających transgranicznie.
Pełnomocnictwo dla reprezentanta w Niemczech – jeśli wyznaczono taką osobę do kontaktu z urzędami.
Kopie dokumentów A1 wszystkich pracowników delegowanych
Kompletna dokumentacja kadrowa – obejmująca umowy, listy obecności, ewidencje godzin oraz dokumentację płacową.
Co grozi za brak dokumentów?
W przypadku stwierdzenia braków formalnych, niemiecki urząd celny może nałożyć wysokie kary administracyjne, które w niektórych przypadkach sięgają nawet:
-
30 000 € grzywny za jednego pracownika,
-
zakazu dalszego prowadzenia prac,
-
a także przeprowadzenia kolejnych, bardziej szczegółowych kontroli, które mogą skutkować wszczęciem postępowania wyjaśniającego.
Co więcej, brak dokumentacji może spowodować utratę kontraktu z niemieckim partnerem biznesowym oraz poważnie wpłynąć na reputację Twojej firmy.
Jak przygotować się do kontroli Zoll?
Aby uniknąć stresu i negatywnych konsekwencji, warto wdrożyć systemową organizację dokumentów oraz zadbać o:
-
przygotowanie kompletu dokumentów dla każdego pracownika,
-
wykonanie zgłoszeń do niemieckiego urzędu celnego na czas,
-
wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakt z urzędami podczas kontroli,
-
skorzystanie ze wsparcia profesjonalistów, którzy pomogą stworzyć i uporządkować dokumentację zgodnie z obowiązującym prawem.
📞 Potrzebujesz pomocy?
Jeśli prowadzisz działalność transgraniczną i nie masz pewności, czy Twoja firma spełnia wszystkie niemieckie wymagania, skontaktuj się z nami.
Zajmiemy się kompleksowo:
-
zgłoszeniem pracowników do Zoll,
-
przygotowaniem pełnego dossier pracowniczego,
-
reprezentacją firmy podczas kontroli,
-
a także wdrożeniem procedur minimalizujących ryzyko naruszeń.
