Si vous exploitez une entreprise en Allemagne et y détachez des employés ou fournissez des services en tant qu'indépendant, sachez que le bureau des douanes allemand, Zoll, effectue régulièrement des contrôles inopinés. Ces visites, appelées Zollkontrolle , peuvent avoir lieu sans préavis, même en cours de travail. Il est donc judicieux de vérifier à l'avance les documents nécessaires afin d'éviter des sanctions et des problèmes lors de la poursuite de votre mission.
Qui Zoll contrôle-t-il le plus souvent ?
Zoll se concentre principalement sur les secteurs considérés comme sensibles à la fraude, c'est pourquoi les secteurs suivants sont le plus souvent sous surveillance :
les entreprises étrangères détachant des salariés sur la base du formulaire A1,
les travailleurs indépendants fournissant des services en Allemagne,
sous-traitants opérant dans des secteurs tels que la construction, la logistique, les services de soins et de nettoyage.
En pratique, cela signifie que chaque entreprise ou entrepreneur opérant au-delà des frontières doit être préparé à d’éventuelles inspections, même dans le cas de missions de courte durée.
Quels documents doivent être disponibles lors d'une inspection ?
Pour satisfaire aux exigences douanières allemandes, vous devez disposer de plusieurs documents, tant pour vos employés que pour votre entreprise. Nous avons divisé ces documents en deux groupes ci-dessous :
Pour un travailleur détaché :
Formulaire A1 – qui confirme que l’employé est assuré dans le pays d’envoi.
Carte d’identité ou passeport – requis pour vérifier l’identité.
Contrat de travail – de préférence traduit en allemand afin que l’inspecteur puisse vérifier immédiatement les conditions d’emploi.
Rapport à Zoll (appelé Meldung nach § 18 MiLoG) – un document confirmant le respect de l'obligation d'information.
Registres du temps de travail (Arbeitszeitnachweis) – tenus en permanence, particulièrement importants dans les secteurs de la construction et des services.
Documents de paie – tels que les fiches de paie ou les confirmations de paiement qui montrent que l’employé reçoit au moins le salaire minimum légal.
Confirmation d'hébergement – si l'employé passe la nuit en Allemagne.
Pour l'entreprise/le représentant :
Enregistrement d'entreprise (par exemple KRS, CEIDG) – avec traduction en allemand.
Confirmation d'inscription au portail Meldeportal Mindestlohn – sous forme électronique ou sous forme d'impression PDF.
Numéro de TVA UE – requis pour les entreprises opérant au-delà des frontières.
Procuration pour un représentant en Allemagne – si une telle personne a été désignée pour contacter les autorités.
Copies des documents A1 de tous les travailleurs détachés
Documentation RH complète – y compris les contrats, les listes de présence, les relevés de temps et les documents de paie.
Quelles sont les conséquences du manque de documents ?
Si des manquements formels sont constatés, le bureau de douane allemand peut imposer des sanctions administratives élevées , qui dans certains cas peuvent même atteindre :
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30 000 € d'amende par salarié ,
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interdiction de continuer à travailler ,
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et de procéder à des inspections plus approfondies, qui peuvent donner lieu à l’ouverture de procédures d’enquête.
De plus, l’absence de documentation peut entraîner la perte d’un contrat avec un partenaire commercial allemand et nuire gravement à la réputation de votre entreprise.
Comment se préparer à une inspection Zoll ?
Pour éviter le stress et les conséquences négatives, il convient de mettre en place une organisation systématique des documents et de prendre soin de :
préparer un ensemble de documents pour chaque employé ,
soumission en temps voulu des déclarations au bureau de douane allemand,
désignation d'une personne chargée des contacts avec les bureaux lors des inspections,
en utilisant le soutien de professionnels qui vous aideront à créer et à organiser la documentation conformément à la législation applicable.
📞 Besoin d'aide ?
Si vous opérez au-delà des frontières et que vous n'êtes pas sûr que votre entreprise réponde à toutes les exigences allemandes, veuillez nous contacter.
Nous prenons en charge de manière complète :
signaler les employés à Zoll,
préparation d'un dossier salarié complet,
représenter l'entreprise lors des inspections,
ainsi que la mise en œuvre de procédures visant à minimiser les risques de violations.
