Od 1 czerwca 2025 roku zaczynają obowiązywać istotne zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Dla pracodawców, agencji pośrednictwa pracy oraz działów HR oznacza to konieczność dostosowania dotychczasowych procedur do nowych regulacji, które mają bezpośredni wpływ nie tylko na legalizację pracy, ale również na możliwość delegowania pracowników za granicę.
W artykule poniżej podpowiadamy, na co zwrócić szczególną uwagę, jakie obowiązki będą nowe, oraz co zrobić, aby cały proces przeszedł sprawnie i bezpiecznie – zamiast paraliżować działalność operacyjną firmy.
Nowe obowiązki pracodawców – co się zmienia i jak się przygotować?
Zgodnie z nowymi przepisami:
Proces legalizacji pracy cudzoziemców zostanie znacząco zaostrzony, a każdy wniosek będzie poddany głębszej analizie,
Pracodawca będzie zobowiązany do udokumentowania faktycznej potrzeby zatrudnienia cudzoziemca, np. poprzez przedstawienie wyników rekrutacji na rynku lokalnym,
Powstanie zintegrowany system elektronicznej kontroli, który połączy dane z ZUS, Straży Granicznej oraz Urzędów Pracy,
Obowiązywać będą krótsze terminy na uzupełnianie braków formalnych, co zwiększy ryzyko odrzucenia źle przygotowanych wniosków.
W praktyce oznacza to konieczność bardziej precyzyjnego planowania zatrudnienia oraz bieżącej kontroli statusu dokumentacji każdego pracownika.
Delegowanie pracowników za granicę – nowe wymagania, nowe ryzyka
Nowelizacja ma również istotny wpływ na delegowanie cudzoziemców do innych krajów UE.
W szczególności:
Uzyskanie formularza A1 zostanie ściślej powiązane z realnym, ciągłym zatrudnieniem w Polsce,
Delegowanie będzie mogło się odbywać wyłącznie w oparciu o rzeczywiste umowy handlowe i aktywność biznesową – fikcyjne schematy będą eliminowane,
Cudzoziemcy spoza UE (np. Ukraina, Gruzja, Białoruś) nadal będą mogli być delegowani, ale pod warunkiem pełnej zgodności z orzeczeniem Van der Elst, tj. posiadania legalnego pobytu i zatrudnienia w Polsce.
W efekcie procedury związane z mobilnością międzynarodową staną się bardziej złożone, a każda nieprawidłowość może skutkować odrzuceniem wniosku lub karą administracyjną.
Jak przystosować organizację do nadchodzących zmian?
Aby odpowiednio przygotować firmę do nowych regulacji, warto już teraz:
✅ Dokonać przeglądu aktualnych struktur zatrudnienia cudzoziemców,
✅ Zweryfikować kompletność dokumentacji kadrowej – umowy, A1, wypłaty, ewidencję czasu pracy,
✅ Zorganizować szkolenie dla zespołu HR dotyczące zmian oraz możliwych sankcji,
✅ Wdrożyć stały monitoring terminów legalizacji pracy i pobytu,
✅ Rozważyć alternatywne rozwiązania – np. rejestrację działalności w kraju docelowym w razie utrudnień w delegowaniu.
Co jednak najważniejsze – nie musisz robić tego samodzielnie.
Wspólnie z naszym prawnikiem przygotujemy Twoją firmę na zmiany
Wspólnie z naszym ekspertem ds. prawa pracy i mobilności międzynarodowej, jesteśmy gotowi pomóc Ci w kompleksowym wdrożeniu nowych przepisów.
Nie tylko wyjaśnimy, jak krok po kroku dostosować procedury w Twojej firmie, ale również przygotujemy odpowiednie dokumenty i strategie działania, tak aby nadchodzące zmiany nie były zagrożeniem – lecz szansą na uporządkowanie i zoptymalizowanie procesów kadrowych.
Dzięki temu proces zarządzania zasobami ludzkimi w Twojej organizacji będzie płynnym przejściem, a nie realnym ryzykiem, które mogłoby zahamować prace operacyjne i zakłócić projekty międzynarodowe.
Nie przegap – ta wiedza przyda się szybciej, niż myślisz!
Nowe przepisy to nie tylko formalność – to realne ryzyko finansowe i organizacyjne, którego można łatwo uniknąć, jeśli przygotowania rozpoczną się odpowiednio wcześnie.
Skontaktuj się z nami już dziś – pomożemy Ci przejść przez zmiany bez stresu, kar i opóźnień: +48 662845924, biuro@delego-eu.com
