Delegowanie pracowników do Belgii

Obowiązki pracodawcy 

Każdy pracodawca delegujący pracowników do Belgii musi spełnić szereg obowiązków. Przede wszystkim należy zgłosić pracowników przez portal LIMOSA najpóźniej przed rozpoczęciem pracy. Następnie konieczne jest przechowywanie w miejscu pracy kopii zgłoszenia LIMOSA, umów o pracę, formularzy A1 oraz ewidencji czasu pracy. Dodatkowo, należy zapewnić zgodność warunków pracy z belgijskimi przepisami – obejmuje to m.in. minimalne wynagrodzenie, czas pracy oraz dodatki sektorowe. Niezwykle istotne jest również upewnienie się, że pracownicy posiadają odpowiednie środki ochrony indywidualnej (PPE).

Wynagrodzenie pracownika

Wynagrodzenie pracowników delegowanych do Belgii musi być zgodne z układem zbiorowym w danym sektorze (np. dla budownictwa). Oznacza to m.in. obowiązek wypłacania odpowiednich stawek godzinowych, uwzględnienie dodatku urlopowego i premii rocznej, a także zwrot kosztów zakwaterowania i przejazdów – o ile wynika to z warunków układów zbiorowych.

Delegowanie pracowników do Belgii – znaczenie przestrzegania belgijskiego kodeksu pracy

Delegowanie pracowników bez znajomości lokalnych przepisów naraża firmę na kontrole i sankcje. Inspekcja pracy może weryfikować zgłoszenie LIMOSA, zgodność wynagrodzeń z odpowiednim CP, prawidłowość rozliczenia czasu pracy i nadgodzin, a także obecność wymaganych dokumentów w miejscu pracy. Dlatego przestrzeganie belgijskiego prawa pracy jest nie tylko obowiązkiem formalnym, ale też warunkiem bezpieczeństwa prawnego dla firmy.

Delego oferuje wsparcie w zakresie:

• Przygotowania zgłoszeń LIMOSA wraz z niezbędną dokumentacją,
• Analizy i wdrożenia warunków wynikających z CP,
• Prowadzenia kontaktów z belgijskimi urzędami i inspekcjami,
• Pełnienia roli lokalnego przedstawiciela na czas trwania delegowania.

Procedura zgłaszania pracowników (LIMOSA)

Każdy pracownik delegowany do Belgii musi zostać zgłoszony przez pracodawcę w systemie LIMOSA. Zgłoszenie to powinno zawierać dane pracodawcy i pracownika, czas trwania oraz miejsce świadczenia pracy, jak również charakter świadczonej usługi. Brak zgłoszenia LIMOSA może skutkować poważnymi konsekwencjami: od grzywny administracyjnej, przez zatrzymanie pracy na terenie Belgii, aż po brak prawa do kontynuowania kontraktu.

Formularz A1
Formularz A1 jest kluczowym dokumentem, który potwierdza, że pracownik pozostaje ubezpieczony w kraju wysyłającym i nie podlega belgijskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Dokument ten jest obowiązkowy podczas kontroli. Brak formularza A1 może skutkować obowiązkiem opłacenia belgijskich składek oraz dodatkowymi komplikacjami administracyjnymi.

Warunki zatrudnienia i wynagrodzenia oddelegowanych pracowników

W Belgii szczególne znaczenie mają układy zbiorowe (CP), które określają minimalne warunki zatrudnienia w poszczególnych sektorach. Pracodawca, chcąc legalnie delegować pracowników, powinien zapoznać się z właściwym CP i dostosować do niego warunki zatrudnienia. Wymaga to uwzględnienia dodatków branżowych, takich jak dodatek za delegację czy premia roczna, co bezpośrednio wpływa na wysokość wynagrodzenia pracownika.

Kontrola i odpowiedzialność przedsiębiorstwa podczas pracy w Belgii

Inspekcja pracy w Belgii ma prawo przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy. Podczas takiej kontroli mogą być weryfikowane dokumenty, takie jak LIMOSA, A1, umowy o pracę, ewidencja czasu pracy, a także zgodność wynagrodzeń z zapisami CP. Dodatkowo, inspektorzy mogą ocenić warunki BHP oraz legalność zakwaterowania i transportu zapewnionego pracownikom. Odpowiedzialność za zgodność całego procesu z belgijskim prawem spoczywa na pracodawcy delegującym.

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących delegowania może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla pracodawcy. Belgijskie służby inspekcyjne (FPS Employment, Labour and Social Dialogue) mogą nałożyć m.in.:

• grzywny administracyjne w wysokości od 400 € do nawet 48 000 € za jednego pracownika – w zależności od rodzaju i skali naruszenia (np. brak zgłoszenia LIMOSA, niezgodność wynagrodzenia z układem CP, brak formularza A1),

• kara grzywny lub pozbawienia wolności (w przypadkach ciężkich, np. przy systemowym łamaniu prawa),

• czasowe wstrzymanie prac lub zakaz świadczenia usług na terenie Belgii, jeśli naruszenia zostaną uznane za poważne,

• obowiązek zapłaty zaległych składek i dopłat do wynagrodzeń, jeżeli inspekcja stwierdzi, że pracownik nie otrzymał świadczeń wymaganych przez układ zbiorowy,

• solidarna odpowiedzialność z kontrahentem belgijskim, jeśli ten nie dopilnuje legalności pracy podwykonawców.